Arkivering av papperskvitton

Grunden för all räkenskapsinformation är att den måste bevaras i 7 år efter kalenderåret då räkenskapsåret avslutats. Det innebär att det i praktiken blir över 7 år för de som har brutet räkenskapsår.

För att inte behöva förvara papperskvitton i 7 år kan man fotografera eller skanna  det och spara detta i digital form. Papperskvittot kan nu förstöras efter fjärde året efter utgången av kalenderåret då räkenskapsåret avslutades.
Ytterligare information finns Bokföringsnämndens vägledning kapitel 7 och 8.

I det fall man får ett kvitto samtidigt både i digital form och i pappersformat så kan man välja vad som skall arkiveras utifrån hur man valt att presentera kvitton i bokföringen.
Att först ta emot ett papperskvitto och sedan skanna det och förstöra papperskvittot är ej tillåtet utan man måste då förvara det.

Samma regler för papperskvitton gäller även för pappersfakturor.

Om man har pappersformat i sin fakturahantering och får en faktura i digital form kan man skriva ut den i pappersformat men man måste förvara den digitala fakturan i fyra år efter utgången av kalenderåret då räkenskapsåret avslutades.

Användandet av app för skanning och registrering av papperskvitton gör det lätt att känna sig trygg med att kvittot finns i digital form men regelverket är tydligt att papperskvittot måste sparas och förvaras på säkert sätt.